CARTAS

CONCLUSIONES

Para mí fue muy gratificante poder apoyar a esta empresa que tiene mucho potencial, ha crecido mucho en pocos años gracias al compromiso de sus dueños y empleados; sin embargo es importante no dejar de lado la necesidad de estar siempre pendiente de las oportunidades que se puedan tomar para  tener empleados más capacitados, contentos con sus trabajos y satisfechos con la labor que hacen en la organización; ya que son ellos quienes finalmente reflejan en su desempeño diario, las áreas de oportunidad o sus inconformidades las expresan mediante su desempeño; cualqueir empleado que deje de cubrir las expectativas ya sea en cuanto a sus tareas como en su actitud es foco rojo para intervenir siempre de manera abierta al diálogo y positiva para llegar a un acuerdo mutuo con compromisos medibles y cuantificables de ambas partes: el empleado y el empleador.

El clima laboral y la comunicación son las áreas más importantes a intervenir en ésta empresa; espero que se haga de manera pronta y adecuada para seguir creciendo.

OPINIÓN FUNDAMENTADA

Para poder tener mejores resultados y calidad de trabajo sin sobrecargar a los empleados / exceso de carga mental; se recomienda lo siguiente:

En épocas de eventos o proyectos:

1. Pausar el rítmo laboral / establecer descansos durante los periodos de gran carga laboral. Cuando hay que trabajar en sitio (durante un montaje o desmontaje) se pueden establecer equipos de trabajo: si todos tienen que trabajar el fin de semana del montaje y el fin de semana del desmotaje se recomienda establecer horarios divididos de entrada y de salida: 

Primero se divide al personal de trabajo en equipos: 
1 Gerente general
1 área de operaciones 
1 o 2 asistentes o muchachos para la parte física del trabajo.

Ya que se tienen dos equipos distribuidos de manera uniforme se peuden dividir de varias maneras si el montaje dura dos días un equipo asiste el primer día y el segundo equipo el segundo día; otra opción es un equipo llega trabaja 6 horas por la mañana y otro equipo por la tarde; finalmente un equipo puede coordinar la entrega o montaje y otro desmontaje.

Las ventajas de dividir el equipo de trabajo en horarios ayuda a que las descansos y comidas esten estables para todos los trabajadores a diferencia de establecerlo por día a por montaje / desmontaje; la desventaja de repartirse en horarios es que se trabajan todos los días de montjae y todos los de desmontaje. Si se opta por esta opción se deben dar descansos en los días de la semana posteriores al montaje y desmontaje respectivamente.

Si se opta por la opción de que un equipo hace el montaje y otro el desmontaje entonces cada miembro trabaja sólo un fin de semana en lugar de dos; sin embargo en esta opción se debe dar la oportunidad de descansar el lunes inmediato posterior al fin de semana trabajado; dicha mecánica de trabajo tiene la facilidad de que los equipos de trabajo descansan sin que el área correspondiente quede descubierta.


2. Pra determinar la manera de trabajo mencionada en el punto anterior se sugiere a principios de año o incluso en Diciembre de un año anterior analizar los proyectos fijos, las fechas y así sucesivamente para ir asignando personal para cada proyecto; si se hace esto desde principios de año se sabrá que épocas del año estarán más cargadas que otras pra poder ir planeando al personal y materiales requeridos con tiempo; se sugiere iniciar la planeación de cada proyecto por lo menos dos meses después para platicar con todas las personas implicdas: proveedores, clientes, personal, etc. Para esas fechas todos los recursos deben estar completos y en óptimo funcionamiento y el personal debe estar capacitado.

3. Para épocas de poca carga laboral se pueden establecer actividades como:

a) capacitaciones del área correspondiente o áreas que el empleado quisier reforzar.
b) home office para dar días libres a los empleados; en los meses o semanas que no tengan mucho trabajo se les asignan proyectos pequeños, ellos pueden optar por ir o no a la oficina así como los horarios en que asistiran; sin embargo se debe cumplir con el proyecto asignado en tiempo y forma. la ventaja es que el empleado puede dedicar un poco más de tiempo a la familia u otras actividades que normalmente sacrifica en las épocas de carga laboral más demandante, este tipo de mecánica implica dar mucha confianza al empleado por lo que puede servir de motivación para la autonomía y autocontrol por lo que debe determinarse qué empleados son aptos para esta modalidad.

4. Para mejorar la comunicación grupal se sugiere

5. Se deben establecer manuales de procesos claros y definidos con un puesto específico o área así como quien hará que actividad y notificarlas a todo el personal en juntas donde todos sepan que hacen ellos mismos y los otros y bajo qué condiciones  o casos se pueden apoyar entre ellos o la manera en que dependen unos de otros; esto para evitar la sobrecarga de unos empleados y la falta de carga en otros; ya que se ha comprobado que ambos extremos causan el mismo efecto.

6. Motivar siempre al empleado con premios de productividad, medir sus logros a través de los años, el saber qué podían hacer antes y comparar con lo qué pueden hacer ahora ayuda a planear o proyectar lo que se les podrá asignar más adelante; no importa que sea una PyME pueden adquirir nuevos retos aunque no escalen posiciones y el cumplimiento de nuevos retos puede darles la oportunidad de crecer salarialmente.

 

CONTENIDO

De acuerdo al análisis del puesto: coordinador de logística internacional se presentan una elevada carga mental en los trabajadores de dicha área, básicamente por las siguientes características de la tarea y / o características de la organización de las actividades:

SOBRE LA PRESIÓN DE TIEMPOS

1. La duración de los tiempos de pausa cuando se está trabajando en un evento o proyecto son mínimos o nulos; mientras que cuando los proyectos son más pequeños se puede contar con tiempos de pausa.

 2. No se puede interrumpir el proceso de trabajo porque genera perturbaciones mientras se trabaja en un evento grande y / o montaje o desmontaje; solamente puede haber interrupciones cuando no hay eventos grandes o proyectos con muchos expositores en puerta.

 3.  Existen demasiadas fases en las que el ritmo de trabajo se puede calificar de agobiante, durante la planeación de un evento grande así como los montajes y desmontajes e los eventos, a veces es tanto el cansancio que descansar solamente un día después de trabajar diario unas 12 horas aproximadamente durante uno a dos meses por proyecto es mínimo el descanso, tal que los trabajadores notan que su desempeño ya cerca del final del proyecto es muy deficiente: "no descansamos lo suficiente por semanas seguidas por estar preparando documentación extra en las oficinas, luego hay que ir el fin de semana al montaje y volver a la semana normal y el siguiente fin de semana al desmontaje"...para cuando hay que preparar los retornos ya no lo hacemos en el mismo tiempo ni calidad, ya estamos fastidiadas y mandamos la documentación incluso con muchos errores"

SOBRE LA ATENCION

El trabajo requiere precisión y minuciosidad porque si mandamos una factura con un cero de más, aumentamos sin querer el valor en mucho y ese puede ser un gran problema si la importación se convierte de temoral a definitiva; el problema es adicional a hacer muchas documentaciones y diferentes entre sí es que cualquier distracción pone en riesgo el nivel de atención, provocando tensión.

SOBRE LA COMPLEJIDAD

El trabajo requiere la utilización frecuente de documentos o manuales y tener ya sea por experiencia o escolaridad ciertos conocimientos profesionales y efectivamente los errores en trámites, coordinación o documentación tienen gran repercusión.

SOBRE LA MONOTONIA

 El puesto implica realizar diversas funciones, tareas y operaciones, muchas veces simultáneamente

SOBRE LOS PROCESOS CENTRALES

La actividad implica el razonamiento y la solución de problemas así como la programación y planificación de otras personas; debe analizar y tomar decisiones sobre el proceso u organización del trabajo.

SOBRE LA INICIATIVA

El desempeño de las actividades implica un orden específico de las actividades (no puede hacer una cosa antes que la otra) y si algo falla en el proceso a veces puede resolver el incidente por sus propios medios, muchas veces no es así.

SOBRE EL AISLAMIENTO

No se presentan incidentes en ésta área.

SOBRE EL HORARIO DE TRABAJO

Hay un horario de entrada pero no de salida, cuando hay carga excesiva de trabajo hay que laborar en casa, extra en la oficina, los fines de semana en los eventos (sin reponer el descanso del fin de semana en otro momento, a veces es sólo un día después de varios días de exceso en el trabajo)

SOBRE LAS RELACIONES DE TRABAJO

El trabajo casi siempre se realiza en equipo y depende del desempeño de terceros.

SOBRE LAS DEMANDAS GENERALES         

Debe supervisar el trabajo de proveedores y colegas, tiene la responsabilidad sobre la carga durante el manejo de su logística así como debe redactar informes o reportes a los interesados en estatus de la carga (cliente)

A CONTINUACIÓN SE EXPONE UN CUADRO DE LAS DIFERENCIAS SOBRE LA TEORÍA O LO QUE SE ESTIPULA QUE SE DEBE HACER SOBRE LO QEU EFECTIVAMENTE SE HACE

TEORÍA	PRACTICA
Tarea principal: Coordinar la logística  necesaria según las necesidades de cada cliente (Aduana, transporte, maniobras, etc.). Contratar los proveedores necesarios para realizar su trabajo así como interactuar con astucia, inteligencia y diplomacia para realizar el trabajo requerido. Cotizar con diferentes proveedores a fin de abatir los costos del servicio y evaluar la calidad del mismo. Reducir en todo momento y trabajar con los tiempos de importación y exportación de las mercancías o cualquier otra actividad que el cliente requiera. Tramitar y gestionar ante las autoridades o las instancias correspondientes a fin de contar con toda la documentación para realizar su trabajo. Apoyar y realizar a las actividades de coordinación, traducción, supervisión, carga, descarga, mensajería, comunicación, tramitación, coordinación, accesoria y atención al cliente y sus compañeros de trabajo.	En embarques de exportación se debe coordinar con el agente en el extranjero la logística para que se haga llegar la mercancía en tiempo y forma de acuerdo a los requerimientos del país de destino. Las personas que realizan este puesto también realizan actividades de atención a clientes, ventas y cotización, ya que no hay quién cubra está vacante o la persona que está en ventas / atención a cliente no puede cubrir la demanda.
Una de las tareas: Apoyar a la carga y descarga de las unidades cuando ésta actividad se requiera.	En el caso de que la persona que cubre el puesto sea mujer, debe conseguir quién hará las maniobras de carga o descarga y supervisar la maniobra, esto genera tensión cuando no hay colegas disponibles del área de almacén quiénes se encargan de esta parte, hay que estar buscando quién pueda apoyar con esta actividad, esto puede tomar hasta 1 hora lo cual genera tensión por descuidar los pendientes regulares de oficina.
Hacer trabajos de mensajería cuando se le solicite ó cuando él lo considere pertinente para reducir los tiempos y costos de la logística de cada cliente.	Esto muchas veces implica descuidar los pendientes de oficina, los cuáles a veces nadie más puede revisar por lo que se acumula el trabajo y se genera tensión cuando hay que trabajar fuera de la oficina.
Supervisión y coordinación de los embarques de importación, exportación, transportación y maniobras.	Es bastante estresante cuando hay cargas “urgentes” en las cuales se tiene el tiempo mínimo para cumplir los objetivos  lo cual genera bastante tensión en la persona encargada del proyecto, ya que muchas veces el cliente manda la carga porque se ha arreglado directamente con gerencia general, pero gerencia en lugar de adoptar un plan de emergencia con colaboración en equipo, le transmite la urgencia al empleado esperando que haga lo necesario para el despacho y entrega en el tiempo esperado; lo anterior crea respuestas desadaptativas que afectan las relaciones laborales y sociales entre colegas, sin líder el encargado del proyecto no sabe a quién recurrir por ayuda o qué tanta ayuda puede esperar de los demás, es algo incierto que está fuera de su control, sumándole el poco lapso y cualquier contratiempo puede arruinar el plan, lo cual crea bastante tensión.
Acudir a las aduanas o puertos de llegada y salida de mercancía a fin de agilizar el despacho aduanal.	Esto muchas veces implica descuidar los pendientes de oficina, los cuáles a veces nadie más puede revisar por lo que se acumula el trabajo y se genera tensión cuando hay que trabajar fuera de la oficina.
Solicitar Referencia de Embarques para Abrir Expediente	Actualmente ésta actividad también la cubre este departamento, genera las referencias en el sistema a falta de personal de ventas / atención a cliente.
Asistir a las exposiciones a coordinar la entrega / descarga o carga de la mercancía en sitio así como durante el evento para la toma de instrucciones.	Esto muchas veces implica descuidar los pendientes de oficina, los cuáles a veces nadie más puede revisar por lo que se acumula el trabajo y se genera tensión cuando hay que trabajar fuera de la oficina.
El cargo se desarrolla principalmente dentro de las Oficinas Generales de la empresa, ubicada en Benito Juárez No. 41, Col. Urbana, Ecatepec. Estado de México, ejerciendo su labor de coordinación y logística. Además de realizar labor de campo en el área metropolitanita, aduanas de entrada ó salida, centros de exposición, lugares especificados por el cliente para su supervisión o en el extranjero.	En los centros de exposición se pasan de 8 a 14 horas al día, dependiendo la magnitud del evento, este tiempo se pasa parado y las comidas son desfasadas del horario regular. El riesgo de alguna enfermedad por las mal pasadas o estar mucho tiempo de pie es bajo ya que son pausadas las ocasiones; sin embargo no se tiene el tiempo de descanso necesario para recuperar las energías de dichas actividades tan pesadas ya que estas actividades se hacen un fin de semana antes (sábado y domingo) y uno después de la exposición (sábado y domingo) Riesgo de accidente nivel medio cuando hay que cubrir las actividades en campo, ya que se está en cercanía con montacargas, transportes, etc.
Sobre la disponibilidad: No deberá tener compromisos que le impidan desempeñarse en forma normal o deba ausentarse de su trabajo, por lo que deberá gozar de excelente salud.  Y poder viajar cuando se requiera tanto dentro como fuera del país en cualquier tipo de transporte que la empresa proporcione.	A veces crea tensión el no tener claro quien hará las entregas en campo no poder asegurar compromisos personales ya que se pueden llegar a cancelar de último minuto debido a la asignación de las labores mencionadas.

  

INTRODUCCION

Análisis Ergonómico de un puesto de trabajo:

Se realiza un análisis ergonómico del puesto "Coordinador de tráfico y operaciones internacionales" en la empresa New Age of International Business SA de CV, la cual se dedica a realizar servicios de logística internacional para ferias, exposiciones, congresos, convenciones, conciertos, teatros, circos, entre otros eventos para lo cual se ofrecen servicios de transportación puerta a puerta, que pueden incluir:

1. recolección en planta.
2. transportación marítima, aérea o terrestre.
3. despacho aduanero temporal y definitivo.
4. entrega en el evento.
5. supervisión en el evento.
6. guardado de los empaques vacíos durante el evento.
7. regresar los empaques vacíos al final del evento.
8. recolección una vez empacado.
9. despacho aduanero de retorno a origen o re-exportación.
10. flete de retorno: aéreo, terrestre o marítimo.

Para clientes nacionales se les ofrece el movimiento local o dentro del país.

En esta empresa laboran 9 empleados:

2 en gerencia general.
1 en área de contabilidad.
2 coordinadoras de logística y tráfico internacional.
1 coordinador de flete aéreo.
1 asistente de contabilidad / recepción.
1 asistente de logística y tráfico internacional.
1 coordinador de fletes locales / encargado de almacén.

Me entreviste con gerencia general y con los empleados del área de coordinación de logística y tráfico internacional, normalmente estaba en ésta última área o en gerencia general para obtener los detalles de las actividades, algunas observaciones de la operación y en sus cubículos para preguntarles sobre los detalles de sus puestos, sus actividades, lo qué hacen, cómo lo hacen y cómo se sienten al respecto.